Después de asistir a la última edición de Organic Food Iberia, escaparate para el sector ecológico de España y Portugal en Ifema Madrid, seguimos observando que las empresas necesitan preparar mejor su participación en ferias comerciales.
El mercado de productos ecológicos ha experimentado un crecimiento significativo en los últimos años. Y aunque las ferias especializadas son herramientas de promoción útiles, mayormente cuando se está empezando un proyecto ecológico, hace tiempo que recomendamos apostar por ferias generalistas, pues la mayoría incluyen también servicios específicos para operadores ecológicos y el alcance comercial puede ser más amplio.
Pero con independencia del tipo de feria, preparar adecuadamente y con suficiente antelación la asistencia es crucial. Permite maximizar el impacto de la participación y aprovechar al máximo las oportunidades comerciales..
En base a nuestra experiencia, utilizamos un procedimiento que permite preparar de forma efectiva, recoger la información necesaria y establecer un plan de actuación adaptado a las características, cualidades y valores de cada empresa. Un servicio que ahorra tiempo, energía y recursos a las empresas. Éstas son nuestras recomendaciones:
Establecer los objetivos
Antes de la feria hay que definir claramente lo que esperamos lograr, aumentar las ventas, generar contactos, fortalecer relaciones con clientes o presentar nuevos productos. Establecer las metas ayudará a enfocar las actuaciones y evaluar posteriormente los resultados.
Investigar la feria
Es importante disponer de la información relevante sobre la feria, los expositores y asistentes esperados. Se trata también de identificar el público objetivo, así como recoger información sobre la competencia. Estas referencias se tendrán en cuenta en la definición de la estrategia.
Establecer el presupuesto
Empezando por el coste de alquiler del espacio del stand, que dependerá si es de diseño o estándar, ofrecido por la feria o por alguna entidad que facilite la participación agrupada. No hay que olvidar los costes de transporte del mobiliario en su caso, materiales promocionales, personal, etc. El presupuesto debe ser realista y reservar un margen para gastos imprevistos.
Diseñar el stand
Si económicamente es posible, se ha de crear un diseño atractivo del stand, asegurando que refleje la identidad de marca y que llame la atención para captar la atención de los visitantes. La ubicación del stand en la feria no es un tema menor. Además, hay que revisar y preparar el material promocional, actualizando el dossier de empresa, catálogos y muestras de productos.
Promoción antes de la feria
Elaborar notas de prensa, utilizar las redes sociales, la web y el correo electrónico para informar a los clientes y contactos sobre la participación en la feria. Anunciaremos cualquier promoción especial o actividades que se vayan a realizar en el stand para generar interés y atraer visitantes.
Capacitar al equipo
Deben conocer los productos o servicios que se exhibirán, estar preparados para responder preguntas y ser profesionales en todo momento. También se pueden practicar técnicas de venta y establecer objetivos específicos para el evento.
Seguimiento después de la feria
Planificar cómo y quién va a realizar el seguimiento, sobre todo a los nuevos, pero también a los compromisos adquiridos con clientes, en relación con el envío de tarifas, presupuesto, muestras u otra información. Es muy útil integrar esta información en el CRM de la empresa, para facilitar el seguimiento oportuno y convertir estas oportunidades en ventas, manteniendo el impulso generado durante el evento.
Evaluar los resultados
Una vez que todos los procesos de la feria hayan terminado, es muy importante evaluar los resultados en función de los objetivos establecidos al principio. Analizar los datos recopilados, como el número de nuevos contactos generados, los nuevos clientes obtenidos, las ventas realizadas e incluso la repercusión en medios de comunicación. Esta experiencia permitirá además, identificar áreas de mejora, revisar criterios y tomar decisiones para futuras ferias comerciales.